El teletrabajo puede marcar la diferencia en una empresa ante una epidemia como el coronavirus. Por ello, en aquellas en las que los trabajadores desempeñan labores con un ordenador deberían anticiparse a los contagios y ayudar a frenar la expansión del virús implantando el trabajo en remoto.
Para que un trabajador pueda desempeñar todas sus labores en remoto es necesario que la empresa cuente con un sistema de software y documentación accesible desde el exterior, telefonía IP o centralita virtual, que permite el uso de las líneas en remoto; y que el trabajador tenga acceso a Internet y un ordenador:
1. Conexión a Internet en el hogar
Los empleados necesitan disponer de conexión a Internet y un ordenador para el teletrabajo.
En muchas empresas es habitual el uso de ordenadores portátiles y la mayor parte de la población dispone de ordenadores en el hogar, además de conexión a Internet.
2. Software accesible desde el exterior
Las empresas que cuentan con servidores en la nube o accesibles desde el exterior de las oficinas y con programas en la nube, como suele suceder con los ERPs, CRMs más extendidos, pueden implantar fácilmente el teletrabajo.
Los empleados acceden a las mismas herramientas que emplean en la oficina para el desempeño de sus funciones.
Algunos de los principales programas empresariales en la nube que permiten el teletrabajo son:
- Microsoft Dynamics 365 Business
- Sales Force
- Oracle ERP Cloud
- Sugar CRM
- Business Central
- Aqua
- Business One
- PHC CS
- SAP S/4HANA Cloud
- Solmicro ERP
- Hubspot
En el caso de emplear software on premise es posible establecer accesos desde el exterior mediante VPNs de modo que los usuarios tienen acceso al mismo desde el hogar.
3. Telefonía IP
Un problema que se plantea en muchas empresas que sí que disponen de software accesible en remoto son las comunicaciones telefónicas de los trabajadores en remoto.
Cuando la empresa ya está utilizando telefonía IP o centralita virtual es muy sencillo porque es una telefonía basada en la nube que permite su acceso desde lugares con conexión a Internet.
- Si ya se emplean teléfonos IP, pueden utilizar el mismo teléfono IP de la oficina desde casa conectándolo a Internet.
- En el caso de utilizar telefonía IP con softphones (software o apps) en los móviles u ordenadores o WebRTC sólo hay que conectarse a ellos desde el ordenador o smartphone para utilizar la línea en remoto.
- La centralita virtual con móviles integrados es la opción más sencilla porque no requieren de programas o apps ni conexión a Internet para su empleo en remoto.
Si la empresa todavía no utiliza telefonía IP o centralita virtual será necesario implantar esta tecnología basada en la nube para permitir el trabajo en remoto:
- Migración del sistema a telefonía IP. Es la opción más recomendable para evitar incidir en duplicidad de costes y mantener una estructura unificada de telecomunicaciones. Consiste en portar las líneas a un operador de telefonía IP, que gestiona las llamadas con una centralita virtual y entrega las llamadas a los trabajadores en remoto a través de la conexión a Internet. Los clientes pueden ser atendidos en los mismos números de teléfono por teletrabajadores.
- Desvíos de llamadas a centralitas virtuales y extensiones. Es la opción más rápida y permite la posterior migración de todo el sistema telefónico. Consiste en la contratación de una centralita virtual con nueva numeración y proporcionar a cada trabajador una extensión de esta nueva centralita, que podrán utilizar en sus ordenadores sin instalar software mediante un “teléfono online”. Las llamadas al número de la empresa se desvían a esta nueva centralita que envía las llamadas a los trabajadores en remoto como si estuvieran en la oficina.
En las ciudades con focos de coranavirus el teletrabajo puede ayudar mucho a su contención por lo que es recomendable su aplicación en aquellas empresas que ya cuentan con los recursos necesarios para que sus empleados trabajen con normalidad en remoto.
El Cloud Security Technologies, te brindamos acompañamiento técnico en la implementación del teletrabajo, a través de asesorías, conferencias e implementación.